home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Cream of the Crop 1 / Cream of the Crop 1.iso / BUSINESS / PWRQUOTE.ARJ / PART.DOC < prev    next >
Text File  |  1991-04-11  |  8KB  |  150 lines

  1.                           HOW TO USE THE ITEM SCREEN
  2.  
  3.  
  4. This screen is used to create and update the item database. The item database
  5. maintains information on item descriptions, classifications, discount schedules,
  6. and unit prices.
  7.  
  8. The discount schedule field is tied to the five discount schedule fields on the
  9. Customer screen. If an item is coded with a discount schedule number, the
  10. discount percentage in the customer's corresponding schedule number is applied.
  11. For example, suppose an item has the number 3 in the discount schedule field.
  12. The discount percentage in discount schedule 3 for a particular customer will be
  13. applied. The discount schedule allows the application of different discount
  14. percentages to different classes of items. For example, a company may want to
  15. apply one discount percentage against computer hardware items and another
  16. discount percentage against computer software items. This company could code all
  17. the computer hardware items with the number 1 in the discount schedule field on
  18. the Item screen. They could code the number 2 in the discount schedule field on
  19. computer software items. They would then for each customer enter the discount
  20. percentages for hardware and software in discount schedules 1 and 2. The
  21. discount schedule field on this screen can be left blank if there is no discount
  22. to be applied.
  23.  
  24. The Cust Disc fields are tied to the Cust Type field on the Customer screen. If
  25. a customer is coded with a customer type, the discount percentage in the
  26. corresponding Cust Disc field is applied. For example, suppose a customer has
  27. the number 1 in the customer type field. The discount percentage in the first
  28. Cust Disc field on this screen will be applied.
  29.  
  30. It is possible for a customer to receive a discount based on the item class and
  31. to receive a discount based on the customer type. In this case, both discounts
  32. are summed and applied to the list price.
  33.  
  34. The system creates an index on the fields Major Category and Sub Category. This
  35. index can be used to search for an item. Spelling is critical for these two
  36. fields. For an item to come under the same Major Category and Sub Category, the
  37. spelling for these fields for a subsequent item must be the same as the spelling
  38. for a previous item. For example if an item is a Compaq computer and the value
  39. entered for an item in the Major Category field is COMPUTER and the value
  40. entered in the Sub Category field is COMPAQ, then subsequent items which are
  41. Compaq computers should be coded with the same Major Category and Sub Category
  42. field values.
  43.  
  44. The 10 price fields at the bottom of the screen allow you to enter different
  45. prices when different quantities are purchased. It allows you to enter quantity
  46. discount prices. If quantity discounts don't apply, simply enter one price. If
  47. the From Qty And To Qty fields are left blank, they default to 1 and 999,999
  48. respectively.
  49.  
  50. The Lot Size field is used to specify lot pricing. If an amount is entered in
  51. this field, the price in the first price field is charged for a quantity up to
  52. the lot size. For example, if the lot size is 16 and the first price field
  53. contains $100, a quantity of 1 to 16 will be priced at $100. A quantity of 17
  54. to 32 will be priced at $200 and so on.
  55.  
  56. The Cost field is used to store the cost of the item. This amount is used when
  57. creating purchasing orders and is used to calculate the sales margin on the
  58. Sales Margin report.
  59.  
  60. The Keep Inventory field must be 'Y' or 'N'. Entering a 'N' in this field will
  61. identify an item as a non-inventory item. This is useful for items where you
  62. don't want the computer to keep track of inventory.
  63.  
  64. When the quantity on hand for an inventory item falls below the minimum
  65. quantity, the system will compute the reorder quantity. If the reorder quantity
  66. is greater than zero, the item will appear on the Item Reorder report. The
  67. formula for computing the reorder quantity is:
  68.  
  69. Max Qty - Qty On Hand + Backorder Qty - Qty On Order
  70.  
  71. Vendor is a field where suggested vendor(s) for the item can be entered.
  72.  
  73. The Qty On Hand, Min Qty, Max Qty, From Qty and To Qty fields will all accept
  74. a decimal point for fractional quantities. The decimal point if needed should be
  75. entered as part of the field.
  76.  
  77. The Last Update field is updated whenever a update is made to the item or
  78. whenever the item is received on a purchase order.
  79.  
  80. The Last Sold field is updated whenever the item is sold on an invoice.
  81.  
  82. To add an item record:
  83.  
  84. (1)  Enter 'A' in the process code field
  85. (2)  Fill in the fields
  86. (3)  Press Enter
  87.  
  88.      The field Stock No is the key field and duplicates are not allowed.
  89.      Negative prices (credit amounts) should be entered with a leading minus
  90.      ('-') sign. If the unit price has 1 or more positions after the decimal
  91.      point, the decimal point should be entered as part of the field. For
  92.      example, 789.12 should be entered as 789.12
  93.  
  94.      The field Last Update is a protected field and is automatically filled with
  95.      the current date.
  96.  
  97. To inquire on an item record:
  98.  
  99. (1)  Enter 'I' in the process code field
  100. (2)  Fill in the Stock No field
  101.                  or
  102.      Position the cursor in the Stock No field and press the F8 key. This will
  103.      bring up a pick list of major categories of items. Use the UpArrow,
  104.      DownArrow, PgUp and PgDn keys to move the highlight to the proper major
  105.      category. When the highlight is at the proper major category, press Enter
  106.      to select the major category. After a major category has been selected, a
  107.      pick list of sub categories for the major category selected will be
  108.      displayed. A selection is made from this pick list in the same manner as
  109.      selecting a major category. After a sub category has been selected, a pick
  110.      list of item descriptions for the sub category selected will be displayed.
  111.      You can select the proper item from this pick list. After the proper item
  112.      has been selected, the system will delete all the pick lists from the
  113.      screen and leave the corresponding Stock No in the Stock No field. If you
  114.      press Esc while in the item pick list, the sub category pick list will be
  115.      displayed. You can select another sub category or press Esc again. If you
  116.      press Esc again, the major category pick list will be displayed and you can
  117.      select another major category. Pressing Esc will always take you back to
  118.      the previous pick list.
  119. (3)  Press Enter
  120.  
  121.      After you have performed a successful inquiry, pressing the F4 key will
  122.      bring up the previous item. Pressing the F5 key will bring up the next
  123.      item. The system sorts all items by major category, sub category and stock
  124.      number in determining which items come before or after an item. You can
  125.      perform an add, update or delete on an item and then press the F4 or F5 key
  126.      to get the next or previous item.
  127.  
  128. To update an item record:
  129.  
  130. (1)  Inquire on the item record that you wish to update
  131. (2)  Enter 'U' in the process code field
  132. (3)  Update the fields as needed. It is not necessary to re-enter fields where
  133.      there are no changes.
  134. (4)  Press Enter
  135.  
  136.      The field Stock No can be changed even though it's a key field. The only
  137.      restriction is that the new value can't already exist in the database. The
  138.      fields Major Category and Sub Category can also be changed even though
  139.      they are index fields.
  140.  
  141. To delete an item record:
  142.  
  143. (1)  Inquire on the item record that you wish to delete
  144. (2)  Enter 'D' in the process code field
  145. (3)  Press Enter
  146.  
  147. To clear the screen, press F9.
  148.  
  149. To exit the screen, press Esc.
  150.